Control y Seguimiento de Procesos Críticos
Critical Process Management Office (CPMO),
sería un servicio de
ingeniería y sistema computacional para el tratamiento de
procesos críticos en la gestión de una organización quien es la
mandante. CPMO se define como
una variante especializada y agregada de la línea metodológica y
de implantación de control y seguimiento que ha desarrollado
DocIRS por más de 12 años.
Dentro de esa línea, se han implementado un conjunto de
productos y servicios, cuyo apellido es “Management Office”.
Plataformas tecnológicas implantadas en diferentes empresas, en
el ámbito de proyectos, contratos, flujos documentales y
proveedores. A saber:
•
PMO: Plataforma Tecnológica de Control y Gestión de
Proyectos
• CMO: Plataforma de Control y Gestión de Cumplimiento de
Contratos
• DMO: Plataforma de Control y Seguimiento de Correspondencia y
Documentación
• SMO: Control y Seguimiento de Proveedores.
A fin de diseñar esta nueva herramienta, se visualizan los
siguiente objetivos de control :
- Asegurar Prevención y Estabilidad
- Hacer que desaparer perturbaciones externas
- Optimizar el Rendimiento Económico
A ese efecto, ir especificando variables medibles para monitorear
la operación a controlar. Es decir, determinar variables que
permitan deducir otros objetivos de control. Así mismo, de la serie
de variables de entrada existentes definir cuáles son aquellas
que permiten controlar el proceso-.
Critical Process
Management Office (CPMO), sería una nueva herramienta más amplia,
dado que involucra una visión moderna del control de gestión
orientado a componentes agregadas y con objetivos estratégicos
claves de la organización. Esta necesidad de controlar en forma
más específica estos importante y delicados procesos fue detectada
por Bruno Maggio
Escobar, Gerente de Proyectos de DocIRS, quien dirige los
servicios y plataformas tecnológicas que operan y evolucionan con
los negocios de los clientes de la compañía.
La experiencia de DocIRS en el tratamiento de compromisos y
entregables de proyectos y contratos y el resultado de los procesos,
dan cuenta de la atención especial
que requieren determinados conjuntos de actividades especiales,
cuyos requisitos implícitamente son
obligatorios para la organización y satisfacción del cliente. "Un proceso se califica como crítico cuando de alguna forma hace que el negocio no siga funcionando como se requiere" 1.
Cuando una institución define un Proceso Crítico, es porque su
resultado tiene un valor sensible y estratégico para la
organización y el plan de negocio. Entendemos como crítico
un proceso que no sólo responde al esquema funcional de la
organización, sino que también pueden estar involucradas otras
actividades e instancias externas a la organización y que la empresa
no disponga de mecanismos adecuados de coordinación que se requieren
para estandarizar procesos y establecer normas para documentar los
resultados(2).
A este efecto, se hace necesario controlar y coordinar los
flujos de su realización:
- Generar Modelamiento y Diagrama
- Establecer encargados y protagonistas
- Determinar cuándo y cómo se llevarán a cabo los pasos y requisitos
- Anticipar protocolos e informes intermedios deben resultar
- Definir validaciones
Esta coordinación de acciones, personas, tiempos y formas de
hacer las tareas se logra incorporado un concepto más global. Es
decir, dedicación al proceso crítico, no solo controlar los pasos de
la gestión, administración y organización, sino que contribuir a
alcanzar el éxito de los procesos críticos, inserto en su contexto:
- Seguridad
- Especificaciones (control de la calidad)
- Regulaciones Ambientales
- Restricciones Operacionales
- Economía Optima (Tarifa variables, etc.)
Dentro de la planificación de un proceso crítico, es necesario
definir el servicio y herramienta computacional de control y
seguimiento de la calidad y específico. Es decir, debe ser una parte
integral del proceso de planificación del negocio.
El sistema de control, debe compatibilizarse con
el conjunto y sistemático de equipos (sensores, computadoras,
bases de datos, etc.) e intervención humana (operadores de
proceso) que permitan funcionar con el sistema de control.
Contar con una herramienta tecnológica y dinámica (comunicación
efectiva), que contiene la malla planeada, la organización, los
hitos de ejecución y aprobación para el control de los procesos es
fundamental, y que además la herramienta soporte el seguimiento y
almacenamiento de las pautas de la selección de las acciones
establecidas, su validación, como así mismo las de aquellas que van
surgiendo en el proceso crítico.
Por una parte, mediante servicio y plataforma tecnológica CPMO,
se puedrá contribuir desde su inicio en la descripción formal de un
proceso, o por otra parte ordenar y comenzar a controlar el proceso
crítico cuando ya está en marcha, sea por la probabilidad o
existencia de baches en la calidad de la información y flujos o por
su existencia.
En efecto, la solución al control de un proceso definido como
crítico requiere rigurosidad en cumplimiento de cada etapa,
respuestas preventivas rápidas, resultados documentados y reducción
de costos. Porque se entiende que el proceso es de un alto impacto
en la gestión de la organización. Por tanto, sus objetivos dicen
relación con rentabilidad, tasa de crecimiento, retornos esperados
de la inversión, imagen pérdida de oportunidades etc..
 Las herramienta
va a contener más de una década de experiencia en resolver
problemas, para cumplir cada detalle de la exigencia de las normas y
tareas que deben validarse y certificarse en proceso críticos de
gestión. Con el servicio y plataforma tecnológica, se establece un
sistema eficiente de control y seguimiento de flujos, para mejorar
los resultados.
CPMO será una herramienta más amplia que un
PMO, dado que involucra
una visión moderna del control de gestión orientado a componentes
agregadas y objetivas estratégicos de la organización.
Con CPMO se realizará un almacenamiento clasificado y ordenado online
sobre una base de datos, a través de la cual se facilita la
comunicación y las relaciones entre los eventos de un proceso
crítico. El tratamiento de datos, las tareas y sus protagonistas
involucrados en el proceso, permite ir ajustando las operaciones del
modelo del proceso.
CPMO operará directamente con los esquemas de
ISO 9001:2008 en la
certificación. Es decir, que controlando, validando y ajustando cada
paso planificado de un proceso crítico definido por la institución.
Dando cuenta, registrando y almacenando evidencias en cada
componente y al mismo tiempo en forma integral.
CPMO solucionará el problema con un sistema de tracking, lo que
permitirá conocer en todo momento estado de la tarea y su localización
en la malla de los procesos. De ese modo mantener en línea, montado
sobre la tecnología, y el desempeño de los protagonistas de los
procesos crítico en todo momento. La gerencia está en condiciones de
conocer en todo momento el avance.
CPMO permite desde el inicio del proceso crítico establecer las
bases de un conjunto de indicadores, que soportarán el control y
seguimiento de la ejecución de la estrategia. Así mismo delinear
estándares de desempeño, con los cuales se someterán a evaluación
los resultados.
CPMO va a contener un sistema robusto de procesamiento de la información,
que genera los avisos preventivos, SLA (Service Level Agreement), alertas, gestiones faltantes y
cumplimientos.
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Se describe cómo sería el servicio de ingeniería externo con plataforma computacional que se utiliza para la implantación y puesta en funcionamiento del Control y Seguimiento de Procesos Críticos y la gestión de calidad que se requiere, cuando una organización define un proceso de estas características.