RESUMEN EJECUTIVO
Plataforma de Control y Gestión de Cumplimiento de Contratos
CMODocIRS 2.0
Solución Tratamiento Contratos La plataforma CMODocIRS permite gestionar el ciclo completo
del cumplimiento de un contrato y está operando exitosamente
desde hace varios años en instituciones que administran gran
cantidad de contratos, bajo el Modelo de Atención DocIRS.
Implantación Solución
La solución para el tratamiento de contratos se inicia con la
implantación de la Plataforma de Control y Gestión de
Cumplimiento de Contratos y Obligaciones (CMODocIRS), la cual es una herramienta tecnológica probada y funcionando íntegramente sobre Internet Es decir, opera 100% sobre Web (Cloud Amazon).
Flexible y Completa
La solución es flexible, para adaptarse e ir incorporando las
funcionalidades y nomenclatura propias del cliente, cumpliendo
con el diagrama de flujo que requiere el control y seguimiento
natural de obligaciones. A este efecto, se cuenta con equipos de
gestión, programación, datacenter propio en Chile y Amazon,
experiencia acumulada en el tratamiento y gestión de contratos.
Única y Exclusiva La experiencia adquirida se plasma en una especialización micro
o detallada del interior de cada contrato del cliente. Este
conocimiento se traduce en la construcción de la Plataforma
Tecnológica, posicionando el servicio en forma única y exclusiva
en el mercado.
Período Implantación
El proceso de puesta en marcha de CMODocIRS, con las
obligaciones calendarizadas y operando con las funcionalidades
de control en su versión actual, se realiza en 20 días hábiles.
Se carga inicialmente - sea automática o manualmente- en la
plataforma, la información de los proveedores y las obligaciones
de sus contratos respectivos. De ese modo se configura una
cartera de proveedores ordenada y con una agenda de controles
sistémicos de la gestión centralizados.
Mesa de Ayuda
El servicio está dotado de una Mesa de Ayuda personalizada, la
cual está disponibles los días hábiles de lunes a viernes en los
horarios de 9:00 a 18:30 horas, para resolver dentro de 2 horas
cualquier error observado o guiar en línea alguna duda de
usabilidad, - sea telefónico, o por medio de la bitácora PMO (Proyect
Management Office) que dispone el sistema. Se asigna ticket,
manteniendo el control de avance y solución de cada caso. El
proceso completo queda registrado en la bitácora de la
plataforma.
Variables Claves de Control La solución contiene los puntos críticos y las variables claves
para administrar, cubrir y controlar los acuerdos, obligaciones
y entregables especificados en un contrato. Sobre este hecho, La
solución garantiza adaptar y/o incorporar las funcionalidades
del cliente, para cumplir en forma robusta y rápida a los
objetivos expresados en los Términos Técnicos de la institución.
Soporte Permanente - Evolución del Sistema El servicio abarca las actividades de sintonía con la
automatización del tratamiento de obligaciones de contratos, con
soporte permanente, continuidad de la aplicación, respaldo
incremental en línea y diferido, respuesta expedita y segura.
Los respaldos incluyen, un envío de la data actualizada y
encriptada (SFTP y HTTPS), a través de una conexión segura.
Seguridad de la Información
La plataforma cuenta con las certificaciones y mecanismos
necesarios para asegurar la información del cliente. Mecanismos
que se encargan mantener disponibilidad, comunicación,
integridad, y prevención de riesgos.
Confidencialidad de la Información
Se firma con el cliente un Contrato de Confidencialidad, que
contiene un compromiso formal en función de las exigencias y
normativas institucionales. Sumado a los estándares de
confidencialidad propios de DocIRS, los cuales garantizan la
accesibilidad única a los perfiles autorizados para a dicha
información.
Integración SAP o ERP La integración con otros sistemas, tales como SAP,
ERP u otras plataformas, tanto de
consumo o provisión de datos, se realiza a través de una
arquitectura de servicios (Web Services). Utilizando las
componentes API, generalmente proporcionadas por los propios
sistemas u otros medios de importación datos. La solución CMO incluye el desarrollo
de una rutina de lectura externa, para el consumo automático de
los datos pertinentes de la Plataforma desde otros sistemas
que utiliza el cliente.
En el caso particular de SAP, se desarrolla herramienta que utilizan objetos BAPI (SAP.Functions) de negocios con conexión cliente, que permiten la integración con dicha plataforma (versión>=3.1).
Control de Cláusulas y Condiciones La plataforma actualmente optimiza el proceso de control
mediante una validada carga de los entregables de las cláusulas
y condiciones pactadas en los contratos. A partir de esas
coordenadas se genera una serie de avisos preventivos, por los
más diversos medios electrónicos a sus destinatarios
pertinentes, asegurando el fiel cumplimiento de las obligaciones
calendarizadas, disminuyendo los riesgos y registrando todas las
evidencias del flujo del proceso de prevención. Se generan
alertas o matrices de aprobación de SLA´s con firmas
electrónicas y resguardo de evidencias, para cada una de las
obligaciones contractuales.
Metodología Gestión Calidad La plataforma, - basada en un concepto de Comunicación
Efectiva-, exige aplicar una metodología de gestión de calidad a
todos los actores involucrados, implantando buenas prácticas
estandarizadas, visibilizando a aquellos protagonistas que no
cumplen con los estándares. A estos actores, se les aplica con
más énfasis el proceso de capacitación y gestión del cambio.
Plataforma Centralizada La plataforma, es centralizada y cuenta con una matriz de
perfiles de usuarios, que permite visualizar en línea la
información, según el registro de los privilegios y atributos
asignados. El servicio controla que todos los actores relevantes
cumplan en tiempo y forma con lo acordado.
Informes y Reportes La plataforma genera reportes en línea con una visión detallada,
agregada y global de todo el conjunto de contratos. La
configuración de informes construidos desde la data contenida en
las bases de datos es expedita.
Modelo de Pago La plataforma, se contrata por un precio fijo anual, cuyos pagos
son mensuales exentos de IVA, con los servicios que el cliente
precisa, de acuerdo a un programa, un calendario y entregables
que cubre el monto aceptado.
Evaluación y Auditorías El servicio se somete a
evaluaciones periódicas y auditorías (incluida las
cibernéticas), cada vez que se requiera por parte del cliente.
La plataforma cuenta con un sistema de continuidad operativa
robusto en Amazon Elastic Compute Cloud (EC2).
