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1. Evolución de DMO©2017 DMO©2017 es un sistema de
información adaptado a la medida de los requerimientos documentales
del cliente, el cula se conficura en base al modelo y
prototipo creado por DocIRS para el tratamiento documental en línea
de datos. La actual versión responde a la última versión que viene
evolucionando desde 1992 (SinDoc y SisCor). Las versiones fueron
evolucionando desde Sistema Operativo DOS,( Paradox, Qbasic,
Pascal), Windows (Delphi, Vbasic 6.0) en una arquitectura
Cliente-Servidor, hasta finalmente completamente sobre plataforma
Internet en la nube (Amazon Route 53 y Amazon ELB)
 DMO©2017
permite el registro de cada documento enviado y recibido. Así mismo,
se registra electrónicamente su proceso interno a través de los todo
los actores asignados en un flujo, hasta la finalización del
trámite. A partir de ese seguimiento , DMO©2017 maneja la base de
datos en forma rápida y eficiente, para la conformación de informes,
reportes estadísticos, control y seguimiento de la documentación.
El sistema permite registrar, controlar y seguir la
correspondencia y su documentación asociada, inclusive desde
dispositivos como teléfonos inteligentes, además de capturar
información de fuentes externas a DMO©2017 y relacionarlas con su
propia información.
La propuesta considera la migración de las data de otras
herramientas existentes en este ámbito hacia la nueva base de datos de DMO©2017.
2. ¿Para qué sirve DMO©2017?
2.1. Control del Proceso de Recepción y Envío de Correspondencia
La plataforma está orientada a generar el control y seguimiento de
todas las etapas con una base de conocimiento, que permita
administrar y controlar el proceso de correspondencia y
documentación asociada de los mismos.
Esta plataforma incorpora también el registro de documentación
recibida o enviada por medios electrónicos, la cual se almacena en
sus formatos PDF, Word, Excel, JPG, PPT, etc.. Asociando una Ficha
Identificadora a cada documento, con Folio, datos, y relaciones con
otros flujos que estén involucrados en la conversación.
Toda operación se inicia por documento recibido/enviado, que
genera una ficha y bitácora asociada, y de esta manera se realiza el
seguimiento, y según el flujo definido este documento tendrá
diferentes etapas hasta su cierre.
Alrededor de estas funcionalidad, existen las herramientas de
comunicación efectiva, las cuales poseen alertas, registros de
seguimiento y evidencia, matrices de aprobación, con firmas
electrónicas, reportes de control y resguardo de evidencias, para
cada una de las etapas relevantes.
2.2. Variables Claves de Control
La solución DMO©2017 contiene los puntos críticos y las variables
claves para administrar, cubrir y controlar los flujos y gestión al
interior de la institución. Sobre este hecho, la propuesta garantiza
adaptar y/o incorporar las funcionalidades de DMO©2017, para cumplir
en forma robusta y rápida a los objetivos expresados en los términos
técnicos que tenga la institución.
2.3. Metodología Gestión Calidad
La plataforma, está basada en un concepto de
Comunicación Efectiva,
exige aplicar una metodología de gestión de calidad a todos los
actores involucrados, implantando buenas prácticas estandarizadas,
visibilizando a aquellos protagonistas que no cumplen con los
estándares. A estos actores, se les aplica con más énfasis el
proceso de capacitación y gestión del cambio.
2.4. Plataforma Centralizada
La plataforma, es centralizada y cuenta con una matriz de perfiles
de usuarios, que permite visualizar en línea la información, según
el registro de los privilegios y atributos asignados. El servicio
controla que todos los actores relevantes cumplan en tiempo y forma
con lo DMO©2017 dado en función del proceso de otorgamiento y
mantención de la cartera.
2.5. Informes y Reportes
La plataforma genera reportes en línea con una visión detallada,
agregada y global de todo el conjunto del proceso de correspondencia
y documentación asociada. La configuración de informes construidos
desde la data contenida en las bases de datos es expedita.
2.6. Flexible y Completa
La plataforma ofrecida es flexible, para adaptarse e ir incorporando
las funcionalidades y nomenclatura propias de DMO©2017, cumpliendo
con los procesos definidos por vuestra compañía. A este efecto, se
cuenta con equipos de gestión, programación, DATACENTER propio y
experiencia acumulada en el tratamiento y gestión documental.
2.7. Mesa de Ayuda
El servicio está dotado de una Mesa de Ayuda personalizada, la cual
está disponibles los días hábiles de lunes a viernes en los horarios
de 9:00 a 18:30 horas, para resolver dentro de 2 horas cualquier
error observado o guiar en línea alguna duda de usabilidad, - sea
telefónico, o por medio de la bitácora que dispone el sistema. Se
asigna ticket, manteniendo el control de avance y solución de cada
caso. El proceso completo queda registrado en la bitácora de la
plataforma. La herramienta computacional está disponible 24 x 365
sobre Internet.
3. Implantación de DMO©2017
3.1. Período Implantación
El proceso de puesta en marcha de DOM, con las funcionalidades en su
versión actual, se realiza en 20 días hábiles. Se carga inicialmente
- sea automática o manualmente- en la plataforma, la información de
los clientes se emigra y actualiza. De ese modo se configura una
base de datos y con una agenda de controles sistémicos de la gestión
centralizados.
3.2. Migración de Datos desde otros Sistema
Esta propuesta considera la migración de información almacenada en
otros sistemas, para integrar los datos históricos en la plataforma
DMO. Así mismo, utilizar el directorio de contactos y direcciones
actualizado en una tabla de la base de datos nativa de DMO.
3.3. Soporte Permanente - Evolución del Sistema
El servicio abarca las actividades de sintonía con las necesidades
de los flujos documentales, con soporte permanente, continuidad de
la aplicación, respaldo incremental en línea y diferido, respuesta
expedita y segura. Los respaldos incluyen, un envío de la data
actualizada y encriptada (SFTP, o web) a través de una conexión
segura a un lugar geográfico que determine DMO©2017.
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El sistema de tratamiento documental de datos se basa en prestar un
servicio, para la implantación y personalización de la plataforma
DMO©2017 (Document Management Office), Plataforma de control y
seguimiento de correspondencia y documentación asociada. Esta
herramienta tecnológica, está probada y funcionando íntegramente sobre
Internet (100% Cloud), en diferentes instituciones por varios años.