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Una
línea recta, es la distancia más corta entre dos puntos. |
Comunicación PMO |
Diagrama Proceso Libro de Comentarios PMO |
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PMO se basa en la Comunicación Efectiva para la gestión de calidad, entendiendo que abrir y sostener una Conversación con la herramienta interna de la aplicación Libro de Comentarios, tiene un carácter importante en la comunicación de los procesos de cambio. Configurar redes de conversaciones al interior de las organizaciones que son parte del PMO, mejoran sustancialmente el contexto del proyecto. Nótese que el Libro de Comentarios es transparente a todos los protagonistas involucrados en el PMO, permitiendo visualizar por actividad, por mesas de trabajo o reuniones de coordinación, por mantenciones correctivas, y por usuario. La intención de la herramienta (SoftPMO©2.0) a diferencia de la mayoría de la otras herramientas tecnológicas PMO, centra su fortaleza en las funcionalidades de comunicación efectiva, manejando desde ahí las actividades asociadas a los cronogramas. Por tanto, induce a sostener una comunicación escrita realizada de la manera más instantánea posible a través del Libro de Comentario, funcionalidad que es invocada siempre dentro de un contexto específico, relacionado a todas las actividades (iniciativas, proyectos, subproyectos, hitos) o y también en forma genérica o transversal. El nombre Libro de Comentario se le asigno en los inicios del PMO, pero este nombre ahora sido superado largamente dado que hoy Centro de Información en línea que registro es bitácora y procesa, evidencias, conversaciones, compromisos, declaración de cambios en la aplicación , peticiones, diálogos, etc..y según el proyecto y perfil envía correo electrónicos de los comentarios ingresados y también alertas automáticas.
En síntesis la conversación presenta la siguiente estructura:
El ciclo parte desde el usuario (sea A o B), que tiene un requerimiento y necesita del otro para satisfacerla. Cuando el cliente le hace un pedido al realizador hablamos de una petición, si desea discutir o analizar un tema puede iniciar una conversación. Cuando un usuario ofrece realizar un mejoramiento o nueva funcionalidad lo definimos como una oferta y él mismo debe tomar las riendas de la realización. En ambos casos, es imprescindible que todas las partes den cuenta del registro en el PMO, para completar la etapa de preparación del entregable. La herramienta PMO, no solo registra en contexto, sino que postea con un correo electronico a los involucrados.
El dialogo continua siendo registrado en el PMO. Es decir, el cliente y el realizador negocian (ofertas y contraofertas) las condiciones de satisfacción o bien el realizador establece su agenda y compromiso dentro del registro del Libro de Comentarios. En cualquier caso, el resultado de esta etapa es un compromiso. A partir de este punto, el realizador pone en marcha la acción comprometida en la promesa. El administrador PMO, debe controlar el cumplimiento en la fecha comprometida, eventualmente envía mensajes preventivos al realizador.
El realizador hace aquello que se comprometio a realizar en la etapa anterior. Esta fase comienza a finalizar con una declaración del realizador, dentro del propio registro del PMO, esperando la respuesta de satisfacción del cliente acerca de la ejecución de lo acordado.
El cliente evalúa lo recibido en la etapa anterior y declara que es un buen o mal trabajo. Al final de un compromiso sea de una iniciativa, proyecto, subproyecto, mantención correctiva o hito siempre es importante registrar la satisfacción del cliente. Cuando a un cliente no le gusta un producto o un servicio castiga asignando una nota insuficiente, la cual se manifiesta en la calificación que arroja el Sistema de Indicadores (Ver Algoritmo). Mediante este enfoque vemos como el PMO es relevante para señalar con datos objetivos como es que las cosas ocurren y podemos tomar medidas para mejorar. |
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Dentro
del PMO-DocIRS, conversación significa un conjunto de registros
escritos de manera articulada en el Libro de Comentarios, registros
en torno a un tema puesto en marcha por un usuario, bajo el rotulo
conversación, la cual es una opción en el encabezado del registro. El
contexto está definido por la actividad de donde se inicio el dialogo. Es
decir, el contexto puede ser una iniciativa, un proyecto, un subproyecto,
una mantención correctiva o hito determinado o un comentario transversal.
