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El cordero es el amigo que necesitaba tener
el Principito, para que lo ayudara en sus momentos difíciles. Sin
embargo, podría perjudicarlo algún día, si se comiera su rosa de Antoine de Saint-Exupéry. (Alusión de DocIRS al uso de planillas Excel) |
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Apoyo directivos para implementar cambio organizacional Numerosos estudios e investigaciones, -como así mismo nuestra propia experiencia-, demuestran que un decidido papel de los directivos para implementar un cambio organizacional es fundamental. Especialmente, en minimizar la resistencia de los empleados al cambio. Es decir, el apoyo de la alta gerencia al PMO es vital, si se desea obtener informes exactos y oportunos por parte de la alta gerencia. Premisa de Existencia de evidencia
Coordinar y poner de acuerdo a los equipos que constituyen las áreas es un problema difícil, especialmente cuando el proyecto comenzó a operar sobre la base de planillas Excel y correos electrónicos. Ciertamente el equipo externo PMO, puede ir influyendo paulatinamente sobre los jefes de equipo. Sea cuando se reúnen para tratar temas y riesgos, participar en la actualización de quién está trabajando en qué, por cuánto tiempo, cuáles son los atrasos, prioridades, etc... No obstante, quien tiene la atribución de dar el mandato del lineamiento político PMO, a los jefes de equipo de cada área, es exclusivamente la alta gerencia responsable del proyecto. Es decir, el equipo PMO debe estar presto a colaborar, normalizar, señalar las alertas y convencer a todos los equipos, pero no entrar en conflictos con ellos cuando no están cumpliendo con las pautas metodológicas en las entregas, compromisos, tiempos de respuesta, formatos, etc.. Sino que el deber del Equipo PMO, es informar formal y constructivamente a la dirección del proyecto, para empujar el cambio y convertir la Plataforma de Gestión de Calidad en la fuente única de información. Es decir, - a pesar de las dificultades -, continuar el proceso de implantación para todos los equipos y grupos de interés de la institución, utilizando el conducto de información hacia arriba y abajo de la pirámide. Implantación: Componente Política En síntesis hay una componente política de la
implantación,
que debe trabajarse con un plan muy bien diseñado, de modo que pueda
integrarse sin dificultades con los otros sistemas de la
organización y comunicar bien. A este efecto, es necesario diseñar
medios de comunicación eficaces entre los actores involucrados,
controlar y registrar evidencias del proceso. Identificar la
metodología de coordinación que contemple las mejores prácticas y
normas. (Ver
PMO: ¿Por qué y Cómo?)
La situación Inicial con Excel Es casi normal que los directivos comienzan a exigir informes lo más rápido posible cuando se inicia un proyecto. Los cuadros medios ordenan de inmediato a su gente recurrir a la herramienta más obvia y útil para salir al paso, Excel. (Ver Información Integrada para una Gestión Eficiente) Sin embargo, para controlar y monitorear un proyecto complejo de múltiples actividades, etapas, hitos, compromisos, alertas, reclamos, solicitudes de respuesta, carga y descarga de archivos, puntos de control, etc.. que se desarrollará a lo largo de un periodo largo (1 ,2 o más años), no es sustentable realizarlo con Planillas Excel y correos electrónicos.
Sabemos por experiencia que el precio de automatizar con Excel es directamente proporcional al crecimiento del número de planillas que va acumulando el sistema, y por tanto es divergente en el tiempo. Contrariamente, automatizar sobre una base de datos, tiene un correlación negativa sobre el precio y converge hacia un valor constante. El uso de Múltiples Planillas Excel Según la experiencia de DocIRS, podemos afirmar que frecuentemente en las organizaciones se inician procesos de captura de datos utilizando planillas Excel, las cuales se van almacenando según el nombre del archivo y con los más diversos nombre en los encabezamientos de las columnas. El nombre de estos archivos y eventualmente las carpetas, contienen el tema, la fecha o una cierta correlatividad, de modo que se ha ido configurando un sistema de datos, basado en múltiples planillas, pero que no constituyen una base de datos. Feudos de Información Es así que DocIRS ha encontrado gerencias, y áreas completas operando sobre planillas Excel, que ayudados por algún empleado con destreza y conocimiento sobre el manejo en Excel, han ido creando un sistema de complejo manejo de datos, el cual en un determinado momento comenzó a presentar ciertas desventajas. Efectivamente, en la mayoría de los casos los sistemas no conversan entre ellos (Ver la base operativa de la pirámide Fig1. SITUACIÓN SIN PMO) Las planillas están al servicio individual del área específica Las columnas y/o campos no son comunes a cada planilla (lenguajes propios); No es posible o es dificultoso relacionarlos; Los procedimientos para generar informes se tornan complicados; No es eficiente disponibilizar vistas agregadas en Internet; Es difícil montar interfaces; Es costoso migrar a una motor de base datos; Tiene efectos negativos en el rendimiento y capacidad de los equipos Excel es sólo una solución Inicial. Inicialmente, los sistemas de planillas resultan en una solución muy conveniente, dado el poderoso tratamiento estadístico, matemático, relacional y de macros que tienen las hojas de cálculo. Sin embargo, al alcanzar la información un volumen de numerosas planillas, este proceso natural, surgido en su momento para dar respuesta a las necesidades de la acción institucional, lo transforma en una desventaja. La solución DocIRS En efecto, si se requiere un sistema de Información Gerencial es necesario implantar una plataforma tecnológica como PMODocIRS, - independiente y externa-, que genere un lenguaje común entre las partes, que provea una metodología y que sea capaz de sintetizar la información más relevante para que la gerencia actúe oportunamente sobre los puntos álgidos del proyecto. La herramienta PMODocIRS que se implementa debe ser capaz de captar la data pertinente desde las áreas que trabajan sobre Excel y agregar los Paneles de Gestión para los procesos, de una forma simple y actualizada. Sabiendo a ciencia cierta que implantar PMO, - bajo un contexto y un considerable periodo de trabajo usando una metodología y herramientas que no controlan la gestión -, es un proceso, de gestión del cambio que es complejo y crucial. En efecto, hay que lograr que los usuarios comiencen a apropiarse del sistema, sin abandonar sus queridos sistemas de planillas Excel, con el que dieron vida a los inicios del proyecto. (Este proceso de transferencia tecnológica es complicado, dado que entre las propias áreas de la base operativa (Ver fig. 1) han definido formatos, nombres de rótulos, longitudes, notaciones, nomenclatura diferentes. La migración, traducción y migración de los datos localizados en planillas Excel hacia la Plataforma Tecnológica de Gestión de Calidad de DocIRS, que funciona sobre una base de datos y en Internet es un proceso trabajoso.
Para ello DocIRS en conjunto con nuestro cliente, desarrolla el proceso de logística y políticas de manejo de proyectos de la empresa, para gestionar la información dentro de una aplicación montada en Internet, según sea lo conveniente. Mediante nuestro servicio controlamos la calidad y cumplimiento de los compromisos de cada proyecto, implementamos un sistema que correspondería a una gerencia o departamento de la institución. Preparamos manuales de procedimientos para mantener actualizada la información, controlamos entradas salidas, con rangos máximos y mínimos, en función de los procesos. La metodología permite un estudio pormenorizado de cada parte de un proyecto, con tiempos y fechas, la Plataforma de Gestión de Calidad-DocIRS va indicando preventivamente los posibles atrasos de una operación, centrándonos en la actuación global e individual de sus protagonistas, sea por Gerencias, Areas, Departamentos, Jefes de Proyecto y Proveedores. Este seguimiento y control, va señalando los pros y los contras de la operación, permitiendo calificar el proceso, en cuanto a su cumplimiento y anticipando riesgos en la operación. Rentabilidad Plataforma de Gestión de Calidad-DocIRS entrega servicios multidisciplinarios con una nómina de especialistas, quienes participan de las reuniones y permanecen en contacto con los interlocutores del cliente. Este equipo externo se integra y afronta todas las áreas Plataforma de Gestión de Calidad y aporta soluciones completas. La rentabilidad para el cliente es directa, basta plantearse cuánto cuesta tener uno o varios profesionales, un experto en procesos, un responsable de sistema, y un software consistente y apropiado operando 24x7x365.
Objetivo y Metodología El objetivo de la Plataforma de Gestión de Calidad implantada por DocIRS, es generar el apoyo necesario para realizar el control de la correcta construcción e implementación de los desarrollos tecnológicos y los procesos necesarios para cumplir los mandatos. Objetivos Metodológicos específicos
Como se ha mencionado anteriormente, el proceso aprovecha la oficina Plataforma de Gestión de Calidad que implanta DocIRS, adicionándole los recursos necesarios para incorporar al seguimiento de proyectos con conocimiento de los procesos, configura las actividades requeridas para actualizar y organizar la información de los sistemas en producción.
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