CMO DocIRS es una Plataforma de Control y Gestión de Cumplimiento de Contratos y Obligaciones, cuyo software y servicio de gestión de contratos y normativas, opera 100% sobre Web (Cloud Amazon) y diseño "responsive", construido completamente bajo la metodología Simple-DocIRS y su Estrategia de Soporte permanente.  CMO puede aplicarse plenamente (incluida la integración con otros sistemas) en corto tiempo.

El despliegue es rápido, dado que la arquitectura está totalmente basada en servicios Web, extendiendo información vinculada a los cientos de contratos ingresados, junto con el control automático, gestión de desempeño, cumplimiento y riesgo.

La plataforma CMO DocIRS  permite  gestionar el ciclo completo del cumplimiento de un contrato y está operando exitosamente desde hace varios años en instituciones que administran gran cantidad de contratos, bajo el Modelo de Atención DocIRS.

Ver   Tecnología y Data Análisis Urgente Necesidad Tratamiento de Contratos  

· En un mes, se centraliza la información de los proveedores, contratos y se calendariza con la metodología de tracking (Reportes, Alertas, SLA, etc), de ese modo se configura una cartera de proveedores ordenada y con controles sistémicos de la gestión centralizados.

· Permite a los dueños de los servicios, dedicar su tiempo a la gestión y no al control administrativo

· Con una sola persona  se podrá controlar la gestión de los dueños de servicios y contratos, lo cual disminuye el riesgo operacional relacionado con este ítem (proveedores)

· Se generan  alertas o matrices de aprobación de SLA´s con firmas electrónicas y resguardo de evidencias, para cada una de las obligaciones contractuales. Dentro de un mes se tienen ingresados al sistema, los contratos que el cliente defina que hay que controlar.

· Eventualmente, se puede incluir reportes para los sistemas contables o recibir información de sus sistemas.

· CMO no almacena los contratos sólo requiere una planilla con las obligaciones, SLA, controles etc. El servicio controla que todos los actores relevantes cumplan en tiempo y forma con lo acordado.

Ambas modalidades. Se configura el primer día en forma inmediata la versión de base una vez completado el proceso legal previo de adquisición, el servicio CMO DocIRS.

De ahí admite implementar todas las obligaciones contractuales de la empresa en Fichas de Control de Contratos,  configurando un calendario capturando plazos periódicos, conversaciones, archivos diversos relacionados a los términos de referencia, anotaciones y cambios al contrato, que pudiesen generarse a lo largo del tiempo establecido.

La personalización del cliente de la plataforma, generalmente implica algún desarrollo menor.

Sólo breve configuración paramétrica. Desde el primer día los documentos adjuntos se almacenan digitalmente dentro del sistema de servidores de archivos de DocIRS (ELB AWS ~ Elastic Load Balancing - Amazon Web Services).

El sistema además,  posee la rutinas y herramienta más que probada pare este efecto.  Buscadores, vistas y vínculos para su descarga.

Las cargas pueden ser efectuados sólo por usuarios logeados (en sesión) en la plataforma. Es decir, acceden según  perfil de usuario con permiso declarados en la Matriz de Usuarios.

Completamente. Los documentos (archivos) se cargan en Bitácora específica de cada Ficha con etiqueta pertinente y observación. Su tratamiento documental se realiza desde diferentes vistas que construye automáticamente el sistema.

Mínimo. En efecto, toda estructura organizada de datos es migrable al modelo de datos de CMO (Ver Estrategia Simple DocIRS).

El diseño del modelo de datos, está basado fundamentalmente en <XML>, para lo cual se ha desarrollado una librería de herramientas de lectura de transacciones de datos provenientes de diferentes fuentes.

A partir de ahí, la generación de tablas y parámetros con identidades relacionadas, diseñadas para abordar su almacenamiento en la base de datos iniciada para su arranque. Sobre este modelo se adapta y monta el sistema de tratamiento de contratos CMO.

Completamente. Cubre desde el registro de una obligación contractual que gatilla un pago (entregable o acción), hasta la aprobación de este según la Matriz de Usuarios,  donde se definen las atribuciones de cada cliente. Es decir, permite  gestionar el ciclo completo del cumplimiento del contrato.

Un mes. La solución comienza a operar con las funcionalidades fundamentales en la gestión de contratos, a lo más dentro de un mes, una vez puesto en marca el servicio.

Reiteramos, DocIRS tiene la Plataforma de Contratos para implementarla de inmediato.   En efecto, la Plataforma Básica CMO tiene todas las funcionalidades esenciales de un contrato.

La evolución, ajustes propios del cliente, nuevas funcionalidades y nuevos reportes  específicos se van desarrollando dentro de los primeros meses. Cada funcionalidad incorporada se prueba, revisa y aprueba por el cliente antes de pasar a producción.

Si. Las funcionalidades requeridas fuera de los alcances definidos entre las partes,  se incorporan, pero con costos adicionales establecidos en el protocolo del contrato, previamente establecido entre las partes. (Ver Metodología DocIRS)

https://www.docirs.cl/resumen_ejecutivo_cmo.htm
https://www.docirs.cl/contratos_tecnologia_necesidad_urgente.htm
https://www.docirs.cl/simple-docirs.htm
https://www.docirs.cl/estrategia_diseno_pmo.htm
https://www.docirs.cl/enfoque4.htm

Simples para DocIRS. El Método Simple-DocIRS  se integra mediante servicios Web XML. (WebServices) Es decir,  es fácil si el sistema externo que consume,  cuenta con una rutina, componente  o API que capture,  a través de protocolo HTTP/HTTPS.

(Ver https://www.docirs.cl/soa_simple_docirs.htm). Eso implica 100% compatibilidad  SAP, dado que es sistema de gestión cuenta con una serie de componentes para este efecto..  Es decir, CMO DocIRS se integra con otras bases de datos o proveedores de información, sean ellos  institucionales o externos.

Eventualmente (según alcances), el servicio incluye la creación de rutinas de consulta directa a bases remotas. En caso de carga inicial de los datos, se migran datos desde bases de datos o planillas Excel. (Ver https://www.docirs.cl/excel_y_basedatos.htm ).

Son procesos simples para DocIRS. La integración con sistemas documentales se realiza con Web Services.  La plataforma cuenta con un módulo adicional de tratamiento Documental y workflow. Dentro de los alcances del proyecto se admite , configuración de conexión especial FTPS, o VPN a servidor dedicado para el tratamiento de archivos.

Si. El Modelo de Atención DocIRS se adquiere como servicio y no como un producto. La atención está dotada hosting, apoyo de soporte conjuntamente con un equipo de ingeniería que acompaña todos procesos y ajustes del negocio del cliente (levantamiento y diseño funcional). Con respecto a la Mesa de Ayuda, las consultas al equipo de trabajo, serán respondidas en menos de 2 horas durante horario hábil (L-V de 9:00 a 19:00 horas).


Los errores se corregirán en un máximo de 2 horas durante horario hábil(L-V de 9:00 a 19:00 horas).
Horario mesa de ayuda vía Libro de Comentarios 24 horas los 7 días de la semana (24x7).
Cambios categorizados como “menores” en la Plataforma CMO, forman parte del trabajo de mejoramiento continuo del servicio y se encuentran incluidos en el costo de la mantención mensual (Ver definición de cambios menores en la página 3 del protocolo de DocIRS https://www.docirs.cl/Protocolo_1.htm )
 

Si. La Plataforma de Gestión de Calidad DocIRS, cuenta Certificación ISO 9001: 2008, otorgada por Bureau Veritas y con un módulo de control de acceso probado. Las transacciones certificadas AWS Amazon; con protocolo HTTPS y con Continuidad Operacional (Clones en diferentes lugares geográficos y un servidor en Amazon Route 53 y ELB ). Ver Acerca de la Continuidad Operacional está instalada en servidores virtuales en el Cloud (Amazon EC2) en US.

https://www.docirs.cl/acerca_de_la_continuidad_operativa.htm