|
Resumen
La implantación es un proceso, que dice relación con la gestión
del cambio y es crucial para que los usuarios comiencen a
apropiarse del sistema. La implantación debe romper hábitos y
costumbres culturales, intervenir en la pereza de aquellos
que no quieren darse la molestia de aprender o cambiar la forma
antigua de interactuar. |
Figura
#1: Metodología
¿Qué es la Implantación de un Sistema?
La implantación es parte de la implementación, pero no
son lo mismo.
La implantación es un proceso especial de inserción
del sistema en la institución, el cual debe ocurrir en el primer periodo por parte de sus potenciales usuarios. No obstante que la
herramienta adquirida o desarrollada es robusta y probada, no es suficiente para su inserción en la organización, pues requiere ser utilizada.
Gestión del Cambio
La implantación entonces, es un proceso, que dice
relación con la gestión del cambio y es crucial para que los usuarios
comiencen a apropiarse del sistema. Es decir, que los clientes conviertan la
herramienta en una solución de su quehacer, explotando apropiadamente los
atributos, multiplicando la socialización del uso y el conocimiento sobre la
aplicación. (Nótese que estamos asumiendo que nuevo sistema es mejor que lo
anterior).
La implantación debe romper hábitos y costumbres
culturales, intervenir en la pereza de aquellos que no quieren darse
la molestia de aprender o cambiar la forma antigua de interactuar, con
aquellos que se niegan a ver más allá.
Componente Política de la Implantación
La implantación debe trabajarse con un plan muy bien
diseñado, de modo que pueda integrarse sin dificultades con los otros sistemas de la
organización y comunicar bien. A este efecto, es necesario diseñar medios de
comunicación eficaces entre los actores involucrados, controlar y registrar
evidencias del proceso. Identificar la metodología de coordinación que
contemple las mejores prácticas y normas. (Ver
PMO: ¿Por
qué y Cómo?)
Por tanto, la implantación contiene una importante componente política, y debe contar con el apoyo irrestricto de la alta gerencia dado
que no se reduce sólo a planificar y comunicar, sino también en superar los casos
donde aparecen obstrucciones; carencia de apoyo de la tecnocracia corporativa; tratamiento con gestores adelantados y "winner"; usuarios irritados por leves detalles;
romper las parcelas y feudos de información que se
resisten al nuevo estándar; evitar el bloqueo de las nuevas ideas por la inseguridad que
ocasionan los cambios en la metodología de trabajo. (Ver
Información Integrada para una Gestión Eficiente).
De acuerdo con Noel McGinn, un factor crítico para lograr un proyecto exitoso es
la comunicación y acompañamiento. Para lograr este enlace, existen una serie de variables
que dicen relación, no sólo con una acción técnica, sino también política, dado que se debe poner de acuerdo al
conjunto de agentes internos y externos involucrados en el plan.
Cada uno de los protagonistas, que van desde lo
más alto en la jerarquía hasta a aquellos usuarios que harán tareas operativas, debe estar informado y tomado en cuenta en su justa medida.
En seguida se debe diseñar, visualizando los posibles obstáculos y
escenarios que hagan posible el proyecto. Este trabajo político, es
complementado con un lenguaje de entendimiento bien definido y concertado, de modo que el
diseño del modelo, - que es una interpretación teórica de la solución-,
no se preste para ambigüedades. (Ver
Comunicación Efectiva)
Evaluación del Exito o Fracaso
La forma de evaluar el éxito de un proceso de
implantación una vez finalizada esta etapa, pasa por los mejoramientos
significativos que obtendrán los usuarios en sus tareas y por el “rating”
que le entregan sus clientes.
Es decir, por la facilidad y mejoramiento que tengan los clientes
en obtener información oportuna y exacta; por la
cobertura sobre los usuarios pertinentes (población objetivo). Es decir, la
proporción de usuarios del sistema, debe ser creciente y significativa con
respecto a la población a cubrir. El óptimo es que la cobertura o
número de usuarios que acceden al sistema, tienda al total.
Metodología
Para la implantación existen variadas metodologías.
DocIRS utiliza una etapa llamada piloto, la que implica poner en marcha el
sistema con un grupo selecto y representativo de usuarios, a fin de comenzar
a consolidar la operatividad, complementar o corregir las funciones del
análisis inicial e ir paulatinamente ampliando su utilización hacia el conjunto de la
institución.
La metodología
de implantación debe describir paso a paso el proceso, a través de un
conjunto de actividades que apunten hacia el acceso y uso del sistema. Es
decir, la metodología debe contemplar el diseño de un conjunto de
indicadores con metas medibles.
Soporte
Nótese que, para llevar a cabo este proceso de
implantación, se debe contar con un equipo operativo que visite a los
usuarios, una mesa de ayuda, soporte del área de informática ciertamente, y
configurar una red de comunicación entre los usuarios para que se ayuden
entre ellos. (Ver
Fundamentos Teóricos de los Lenguajes Estructurados)
Ejemplos Basados Experiencias
1.- Implantación Software World Class
Una alta ejecutiva de una prestigiosa universidad y su equipo, deben
trabajar con los científicos y docentes de decenas de facultades, en el
ámbito del tratamiento documental de las publicaciones de investigación
científica en el mundo. Con este propósito, adquirieron unos de los mejores
sistemas computacionales que operan sobre plataforma Internet, para el
análisis de datos de dichas publicaciones especializadas.
Obviamente, el software que adquirieron, lo realizaron sobre la base de
consultas, análisis, recomendaciones y pruebas que resultaron en un
diagnóstico. A partir de ahí, la dirección académica de la universidad tomó
la decisión de adquirir la licencia, dado que cumplía con todos los
requisitos del negocio y además el sistema es 100% cloud computing, de modo
que sólo exige una buena conexión a Internet para su uso en sus diferentes
perfiles de administrador y usuarios.
Sin embargo, se presentaron dos problemas a resolver:
- Aceptación y apoyo del Area de Informática de la Institución
- La Implantación del nuevo sistema.
Aceptación y apoyo del Area de Informática de la Institución El área de
Informática tiene un sistema interno basado en bases de datos, sobre las
cuales se pueden montar interfaces, que están dispuestos a desarrollar a fin
de mejorar, y lograr que se continúe utilizando su herramienta.
El problema es que dicha herramienta no ha sido solución para las
necesidades de búsqueda, cruce, estadísticas y novedades que requieren los
investigadores académicos. A pesar que, por largo tiempo se formularon
repetidas peticiones, tanto por el equipo responsable de la gestión de
publicaciones científicas como por los usuarios, y no se dio ni la solución
apropiada ni a tiempo.
Es decir, los clientes no fueron escuchados a tiempo, porque el área de
informática centró sus respuestas y entregables en las funcionalidades del
sistema y no sobre el quehacer investigativo y diferenciado de los
académicos.
Los altos niveles de competencia, la internacionalización de la
investigación científica, y el intercambio veloz de las nuevas tecnologías,
son factores que explican e impactan la gestión del cambio al interior de
las organizaciones. Si el área de la informática cuyo deber es el de soporte
logístico a todas las instancias de la institución no logra levantar estos
requerimientos y realizar la renovación, está condenada a externalizar los
productos y servicios tecnológicos.
2.- Implantación Plataforma de Gestión de Calidad-DocIRS
El equipo DocIRS ha tenido que lidiar en numerosas
ocasiones con la implantación de nuestra herramienta
PMODocIRS
(la cual es una componente de la plataforma), al interior de
empresas, que requieren control y seguimiento de sus acciones, iniciativas,
proyectos, mantenciones correctivas, etc... Con el propósito de evidenciar,
transparentar, comunicar, conectar al conjunto de usuarios en el uso de
la Plataforma de Gestión de Calidad-DocIRS.
Sólo comenzar Implantando un
PMO(Project Management Office)
al interior de una institución, es una tarea muy trabajosa.
Fundamentalmente,
porque no es un servicio informático por excelencia, sino que es
un servicio de gestión del cambio, que cuenta con definiciones, reglas,
procedimientos e indicadores, con las cuales se configuran físicamente,
a través de un sistema
informático. (Ver PMO:
¿Por qué y Cómo?)
|
Videos DocIRS |
Artículos Relacionados
